Обучение на служители за работа с Word и Excel: Упражнение за Mail Merge

Упражнение за Mail Merge

Инструкции за извършване на Mail Merge в Microsoft Word с използване на Excel файл

Уважаеми колеги,

Моля, следвайте стъпките по-долу, за да осъществите пощенско сливане (Mail Merge) чрез Microsoft Word, използвайки приложения шаблон и Excel файл с данни.

Word файл: mail_merge_template.docx – шаблон на циркулярното писмо с включени полета за сливане.
Excel файл: mail_merge_list.xlsx – таблица с информация за получателите (имена, позиции, организации и др.).

Стъпки за изпълнение:

1. Отворете Word шаблона

Стартирайте Microsoft Word и отворете файла mail_merge_template.docx.

2. Стартирайте функцията за пощенско сливане

Изберете менюто Mailings (Пощенски съобщения).
Натиснете Start Mail Merge → Letters (Писма).

3. Изберете източник на данни (Excel файл)

Натиснете Select Recipients → Use an Existing List…
Изберете файла mail_merge_list.xlsx и потвърдете избора на работен лист (обикновено Sheet1$).

4. Вмъкнете полетата в писмото (ако не са вече налични)

Поставете курсора на желаното място в документа.
Изберете Insert Merge Field, след което – съответното поле (напр. Име, Организация, Позиция).
При нужда заменете ръчно написани елементи като {{Име}} с вградените merge полета.

5. Прегледайте резултата

Изберете Preview Results, за да визуализирате как ще изглежда писмото с реалните данни.

6. Финализирайте сливането

Натиснете Finish & Merge, като изберете една от следните опции:

Edit Individual Documents… – за да създадете файл с всички готови писма;
Print Documents… – за директен печат;
Send Email Messages… – за изпращане по имейл (ако е налице колона „Имейл“ в Excel файла).

Допълнителни насоки:

Уверете се, че Excel файлът е затворен, преди да го прикачите към Word.
Имената на колоните в Excel трябва да са кратки, ясни и без специални символи.

- mail_merge_list.xlsx
- mail_merge_template.docx

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Упражнение за Mail Merge

février 2026